Entretien avec Thierry Polack, expert-comptable et commissaire aux comptes (Cabinet Amperex)

Amperex

est un cabinet d'expertise comptable créé en 1945, historiquement pluridisciplinaire (« métier du chiffre » et « droit ») et tourné vers le conseil, dont Thierry Polack, expert-comptable et commissaire aux comptes est le président.

Il est également président de la commission Innovation et Technologie à l’Ordre des experts-comptables Paris - Ile de France et également de la commission « Outils et gestion du cabinet » de l'IFEC [1].

Passionné par les systèmes d'information, il accompagne également les éditeurs de logiciels [2].

En tant que président de la commission Innovation et Technologie à l’Ordre des experts-comptables Paris Ile de France, pouvez-vous décrire le rôle de cette commission ?

Elle a pour vocation de faire le point sur l’état de l’art en matière de technologies auprès des experts-comptables. Cela passe notamment par l'organisation, depuis deux ans, du salon « Expert-Tech, les journées technologiques. [3]

Au cours de ce salon, des ateliers, animés par des utilisateurs, présentent des outils utiles soit à l’exercice de nos métiers, soit à la vie du Cabinet (par exemple, élaborer un tableau de bord à l'aide de requêtes SQL, réaliser ses déclarations fiscales et sociales en EDI, établir un dossier de travail sous forme électronique, choisir son type de scanner, exposer les avantages de la téléphonie IP...). À travers ce salon, la commission vient compléter son rôle d'information par un rôle d'accompagnement visant à « dédramatiser » l'approche d'outils qui peuvent dérouter a priori ou même simplement faire peur.

Vous êtes également responsable de la commission « Outils et gestion du cabinet » de l'IFEC, un des principaux syndicats d'experts-comptables. Quels sont les objectifs de cette commission ?

Cette commission de l'IFEC a pour objectif de concevoir des outils pratiques destinés à aider les confrères dans l’organisation et le management de leur cabinet. Elle a été créée pour développer une réflexion autour d'une question centrale pour les cabinets comptables : « Quels outils créer ou mettre en œuvre pour améliorer  la gestion du cabinet ? ».

Cependant, l’outil doit rester à sa juste place dans l’organisation. Il ne doit servir qu’à participer, en s’intégrant dans le process d’organisation et en en constituant un passage obligé, à l’harmonisation des méthodes, aux gains de productivité, et enfin au maintien des procédures dans le temps.

Le travail de la commission, à défaut d’avoir les moyens de construire les outils en question, en développe le concept, qui peut ensuite être repris, soit directement par les cabinets, soit par des SSII qui décident de les intégrer dans leurs propres systèmes d’information.

Le point fort de la commission, qui lui permet de répondre parfaitement à son objectif de travailler pour l’ensemble de la profession, est qu’elle est constituée de plusieurs cabinets de taille variable et de régions différentes qui confrontent leurs visions et leurs pratiques, et qui en font la synthèse en prenant le meilleur de chacun.

À quel point l'outil informatique est-il ancré dans les pratiques et les préoccupations ?

S'il semble désormais impossible de travailler sans certains outils (messagerie électronique, moteur de recherche, échange de bulletins de paie ou de documents comptables au format PDF, etc.), les pratiques vont encore beaucoup évoluer avec les innovations technologiques.

Les professionnels sont formés aux techniques comptables, aux savoirs plus qu'aux comportements. Ils les appliquent en utilisant des outils mais ils ne sont pas, pour la plupart, formés à la technologie et n’ont donc pas forcément une maîtrise complète des outils qu'ils utilisent.

C'est la raison pour laquelle la profession a laissé à ses partenaires informatiques privilégiés (CEGID, CCMX, SAGE COALA...) le soin d’exploiter les grandes évolutions de la technologie La compétence informatique a été déléguée à ces entreprises prestataires qui se sont développées grâce à cette demande. Les grands cabinets, qui ont pu avoir à un moment une informatique propre, se tournent aujourd’hui vers les éditeurs de la profession, afin de profiter de leur maitrise technologique, dont l’acquisition et la mise en œuvre coûte aujourd’hui très cher (KPMG a signé avec CEGID en 2007 [4].

Ces éditeurs ont su aussi créer des applications métiers qui exploitent au mieux les TIC et favorisent l’augmentation très forte des gains de productivité, et petit à petit, le travail collaboratif. Ils ont aussi conçu des systèmes permettant le suivi et le contrôle des travaux réalisés par les collaborateurs, les accès réservés aux personnes autorisées, facilitant ainsi le management et la délégation.

L’informatique représente aujourd’hui un enjeu stratégique pour les cabinets car c’est le réceptacle de toute l’information conservée, traitée et restituée par l’expert-comptable à ses clients. C’est la raison pour laquelle aujourd’hui, la plupart des cabinets préfèrent conserver chez eux leur informatique, et donc rester propriétaire de leurs infrastructures.

Les cabinets plus jeunes ont plus facilement tendance à utiliser des applications Full Web facilitant à la fois la maintenance des systèmes, et, bien sûr, l’accès à l’information partout.

Cette adéquation entre l'outil et le métier est un point crucial de la réussite de l'intégration des TIC pour les cabinets.

Pouvez-vous donner des exemples concrets d’utilisation actuelle d’outils TIC pour les principales activités en cabinets comptables ?

  • Suivi du travail quotidien

De plus en plus de cabinets travaillent avec un bureau électronique (gestion des mels, partage de tâches, agenda partagé...).
Plus que l'outil, ce qui importe est de savoir comment il s'intègre dans le process de production. Par exemple, CEGID a intégré le bureau électronique à l'outil de production. La tendance actuelle est aux outils intégrés.
 
  • Outils dédiés à l'organisation des tâches quotidiennes en cabinet comptable

L'expert-comptable - commissaire aux comptes est sensible à la technologie dans la mesure où cela répond à ses besoins métier. En matière de Commissariat aux comptes, les outils permettent à la fois de structurer la mission sur le plan méthodologique et d’être le recueil des normes en permanence à jour.
 
  • Archivage des données

L'archivage électronique se développe aujourd’hui de plus en plus vite. Le marché est aussi entrain de se positionner, en demandant de plus en plus explicitement de mettre en œuvre une gestion documentaire indépendante de l'application métier.

  • Numérisation des données

Les cabinets sont en voie d'équipement pour la numérisation, grâce aussi bien à la diffusion de photocopieurs numériseurs qu’à l’apparition sur le marché de petits scanneurs individuels.
Depuis plusieurs années, les cabinets échangent avec leurs clients beaucoup plus de documents par mél que par fax (bulletins de paie par exemple).
Certains cabinets ont des portails sur lesquels les clients peuvent déposer automatiquement des documents et en contrepartie, ceux-ci ont accès à tous les documents qui représentent la mémoire de leur dossier.
 
  • Consultation en ligne de la comptabilité

Chez Amperex, nous diffusons largement un système de comptabilité permettant au client d’accéder à un système comptable hébergé et partagé avec le cabinet. Il peut saisir ses évènements comptables sans avoir forcément de notion de comptabilité grâce à des formulaires de saisie, et il n’a pas à se préoccuper de mise à jour, de sécurité, de sauvegarde, ou même de poste informatique puisqu’il peut avoir accès à son application depuis n’importe quel poste informatique connecté à Internet. Ce système se synchronise par ailleurs automatiquement avec le système intégré de production du cabinet, ce qui permet un gain de productivité très important.
Cette solution tend à se propager dans les cabinets comptables, et dans l’esprit de leurs clients !

Quels sont les usages pour les autres outils web 2.0 ?

Wikis, blogs sont peu ou pas utilisés dans les petits cabinets (pour quoi faire ?).

L'organisation de la veille juridique grâce à des lecteurs de flux RSS n'est pas encore dans les mœurs ; la documentation papier est encore largement utilisée ! Mais les moteurs de recherche gagnent de plus en plus de terrain…

Quelle est la place du logiciel libre ?

Les logiciels open source ne sont vraiment diffusés, mais la question se pose : la notion de valeur en effet évolue et les logiciels payants paraissent chers. La crainte des problèmes de compatibilités freine. Mais de plus en plus de jeunes confrères, moins inquiets sur le plan technologique, acceptent de prendre le risque.

Quels principes prévalent dans l'organisation des données comptables ?

Illustration de ce problème : le Business plan

La partie chiffrée du Business plan permet d’évaluer les moyens nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie et d’en déterminer les résultats attendus en termes d’activité et de ressources (exemple d’outil Business plan : RCA[5].

En général, le jeune entrepreneur qui a déjà élaboré son projet en a construit le modèle économique sur un tableur en fonction de sa propre analyse de son activité.

L’intelligence du système comptable permet de lier chaque poste du Business plan à un compte du Plan comptable et ainsi de pouvoir analyser l’information aussi bien sous l’angle purement juridique du Plan comptable général que sous l’angle plus dynamique du business model du porteur de projet.

 On est passé en quelques années, des fichiers séquentiels indexés à des systèmes de gestion de bases de données client-serveur qui sont non seulement extrêmement puissants, mais peuvent aussi se connecter entre eux.

Cette augmentation de puissance permet de gérer plus facilement l’information, en augmentant considérablement les capacités de traitement. Grâce à cette puissance, il est aujourd’hui beaucoup plus facile d’intégrer l’ensemble des fonctionnalités liées au suivi de la gestion de l’entreprise.

Business plan, contrôle budgétaire, gestion commerciale, trésorerie, reporting, comptabilité ne sont que des briques d’un même ensemble dont la cohérence est assurée par la qualité et la clarté de la structure comptable qui se doit de répondre simplement à différents besoins d’information. Un système d’information comptable performant doit permettre de modifier le champ de vision de l’information (et non pas l’information elle-même) en fonction des différents domaines d’interventions comptables.

Ainsi, la donnée de base devient l’écriture, véritable atome du système d’information, qu’elle soit réelle, budgétaire, d’engagement ou  financière ; son classement élémentaire se fait à partir du Plan comptable, qui devra pouvoir être lu selon des niveaux de regroupement permettant aux pilotes de l’entreprise de retrouver la formation de leur résultat selon leur propre modèle économique.

Les applications en mode ASP[6] (et comptabilité consultable en ligne notamment) ont-elles modifié la relation client ?

Les méls et téléphones portables avaient déjà révolutionné cette relation. Cependant le partage d’applications hébergées va davantage modifier la répartition des tâches sur la réalisation des missions, en permettant à l’expert-comptable de laisser davantage de tâches à moindre valeur ajoutée à ses clients, en intervenant d’une manière plus réactive dans la fiabilisation de l’information, par un contrôle à distance facilité, et une restitution de l’information plus aisée. La pertinence de sa mission s’en trouvera renforcée.

 Qu'en est-il du traitement de la paie ?

Actuellement, des améliorations sont encore à faire en matière de paie. Des outils existent pour récupérer les informations variables de la paie auprès des entreprises. En effet, le client peut faire la saisie des mouvements et des congés. Ces données peuvent être intégrées automatiquement dans la base de données du cabinet pour servir à l’établissement des bulletins.

Ces systèmes sont cependant insuffisants. Les cabinets sont fortement concurrencés par des organismes qui proposent directement aux entreprises des systèmes de paie et ressources humaines par internet. Ces organismes ont certes une réelle avance technologique mais, heureusement pour les cabinets, ne peuvent offrir le niveau de qualité « métier » lié à la compétence de l’expert-comptable.

Par ailleurs, encore peu de cabinets les utilisent. Des produits comme Quadratus, Coala, Cegid sont par exemple encore utilisés largement avec les données en cabinet. Mais cela est en train de changer. Une évolution importante reste à faire sur ce qui va devenir un nouveau métier stratégique pour les cabinets. Les clients ont de plus en plus besoin d’information RH, qui se trouvent naturellement issues de l’application paie. À terme, cette information RH se trouvera reportée au niveau du salarié, qui deviendra client du prestataire de paie, donc de l’expert-comptable.

Pour ce faire, il convient que les éditeurs de logiciel proposent des systèmes partageables afin que l’entreprise et l’expert-comptable travaillent sur la même base de données, chacun depuis son lieu de travail, en disposant chacun des fonctionnalités propres à son besoin. Aujourd’hui, la technologie existe, c’est le Business model qui est à construire.

Quels sont les enjeux actuels pour les petits cabinets comptables ?

Les enjeux sont très importants pour les petits cabinets qui passent beaucoup de temps à choisir et intégrer les outils TIC. Leurs choix doivent se porter sur les technologies simples (ou apparemment les plus simples).

Ces outils sont ceux qui ont le plus de valeur ; utilisables facilement, ils permettent de fluidifier les process. On parle d' « ergonomie intuitive ».

Si la valeur de la prestation de l’expert comptable est surtout intellectuelle - car son rôle est de chercher, analyser, organiser, fiabiliser l’information et enfin la restituer à son client, en la rendant utile, compréhensible et pertinente - son travail et sa compétence ne s’expriment que s’il maîtrise l’information qui lui est confiée.

L’enjeu de la bonne conservation de l’information et de son process de traitement est donc stratégique.

On peut représenter les flux d'information traités par un cabinet comptable de la façon suivante :

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Le cœur du métier comptable consiste à rendre les flux d'information fiables. C'est cependant sûrement dans l'intelligence économique que réside la plus grande valeur ajoutée pour les experts-comptables à l'heure actuelle.

Cette transformation repose sur une certaine organisation des données et des flux : il faudra également la maîtriser.


Notes :

[1] Institut français des experts-comptables et des commissaires aux comptes

[2] il est membre du conseil d'administration du club des utilisateurs CEGID APRIMEX

[3] Voir orientations Expert-Tech 2008 : http://www.oec-paris.fr/documents/602_orientations.pdf

[4] Voir communiqué de presse du 08/02/2007 : http://www.cegid.com/societe_investisseur_communiques-presse-fiche.asp?id=2943

[5] Editeur de logiciel pour experts-comptables : http://www.rca.fr/

[6]ASP : Application Service Provider (en français FAH pour Fournisseur d'applications hébergées. Un ASP héberge et administre, pour le compte de ses clients, des applications logicielles sur ses machines et dans ses locaux).