Mise en place d’un système d’information décisionnel dans une entreprise

Systèmes d'information

Mise en place d’un système d’information décisionnel dans une entreprise

Les étapes de mise en place d'un SID

Après l’identification des données permettant de répondre aux besoins de l’entreprise, conceptualiser et spécifier, le SID doit conduire le maître d’œuvre (MOE) à :

  • conceptualiser et spécifier les flux d’alimentation, i.e. les « tuyaux » dans lesquels les données seront véhiculées ;
  • spécifier la restitution des données sous une forme ergonomique et compréhensible pour l’utilisateur, généralement via des outils de reporting permettant l’édition de rapports prédéfinis ;
  • spécifier l’« industrialisation » du système, i.e. l’ensemble des procédures et des automatisations à mettre en place pour que les fonctions d’alimentation du SID et de restitution des données s’exécutent automatiquement selon une périodicité prédéfinie (généralement quotidienne et/ou hebdomadaire et/ou mensuelle).

Plus précisément, la mise en place d’un SID respecte plusieurs étapes :

La première étape correspond à l’étude et à la définition du besoin du maître d’ouvrage (MOA). C’est sans doute la phase la plus importante dans la mesure où il s’agit de bien comprendre ce que le MOA attend de son SID et de rédiger les documents qui serviront de spécifications à sa réalisation. Tout projet est évidemment différent : l’architecture du SID et la démarche décisionnelle même varient d’un projet à l’autre en confrontant d’une part le niveau d’équipement existant avec le niveau d’équipement souhaité et d’autre part suivant les besoins des utilisateurs exprimés.
Après avoir identifié les différents groupes d’acteurs concernés par la mise en place du SID, il est tout d’abord nécessaire de procéder à des interviews d’utilisateurs pour préciser leurs besoins8.
Une fois que ces besoins ont été clarifiés, le maître d’œuvre peut ensuite étudier le SI existant, en ayant en tête ce dont ont besoin les utilisateurs. Dans la mesure où les entreprises empilent différents environnements informatiques et que leur système d'information prend souvent l’apparence d’un mille-feuille d'applications hétérogène, il est en particulier indispensable de faire le bilan de l’ensemble de l’architecture et des applications existantes, en particulier les infrastructures (serveurs, stockage, réseaux) en identifiant leurs points forts et leurs limites, pour, par la suite, simplifier le fonctionnement d’ensemble en supprimant les doublons notamment. Il s’agit aussi de mettre tout en œuvre pour conserver les données déjà récoltées par l’entreprise et de s’assurer que lors de la mise en place du système d’information décisionnel, ces données ne seront pas modifiées, corrompues ou tout simplement supprimées.

Une fois l’étude des besoins réalisée, sont définies les spécifications fonctionnelles et techniques. Plus exactement, à partir des spécifications fonctionnelles générales définies par l’assistant à la maîtrise d’œuvre (AMOA), le maître d’œuvre (MOE) rédige tout d’abord les spécifications fonctionnelles détaillées qui permettent de traduire précisément les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels à prendre en compte : cela concerne les données et les traitements à proposer aux utilisateurs mais aussi l’interface utilisateurs : maquettes, écrans, états, enchaînement d’écrans, etc. Ces spécifications fonctionnelles détaillées présentent un grand intérêt pour la MOE dans la mesure où elles lui permettent de faire explicitement valider par la MOA sa compréhension  du besoin9. Les spécifications techniques sont alors détaillées par la MOE : elles sont la traduction, en langage de programmation, des spécifications fonctionnelles détaillées et sont utilisées, au sein de l’équipe, pour indiquer aux développeurs ce qu’ils doivent faire.

La deuxième phase est la phase de réalisation conduite par le MOE. C’est la phase où la SSII réalise ce qui a été spécifié en phase d’étude du besoin et ce qui a été validé par le client.
Plusieurs méthodes de gestion de projet peuvent être utilisées. En fonction des contraintes du MOA, de la façon dont le MOE a l’habitude de gérer les projets dont il a la charge, deux méthodes différentes peuvent être utilisées.

La première méthode, traditionnelle en gestion de projet, dite méthode en V, est particulièrement adaptée quand les besoins du MOA sont clairement circonscrits. Les contacts entre l’équipe projet et le client sont alors espacés et ne prennent le plus souvent la forme que de comités dont l’ordre du jour est le suivi du déroulement du projet. Bien sûr, le responsable du projet au sein du MOE a intérêt à mobiliser toujours plus intensément ses développeurs en les sensibilisant en permanence au métier du client, aux données qui sont manipulées, à leur utilité, etc. afin que les développements et les tests soient faits de manière efficace. De même, afin de renforcer l’esprit d’équipe, la convivialité et par conséquent d’améliorer l’efficacité globale, il doit mettre tout en œuvre pour favoriser l’appropriation du projet par chacun des acteurs, y compris les utilisateurs, en les tenant informés des décisions prises en comité, en communiquant sur les délais, les plannings et les échéances à venir, en impliquant éventuellement les individus dans certaines décisions qui peuvent être prises de manière collégiale.

La seconde méthode, dite méthode agile, cherche, au cours de cette phase de réalisation, non pas à réduire les contacts entre le MOE et le client mais, au contraire, à les intensifier encore davantage. Même si le séquençage des étapes à suivre ne change pas fondamentalement par rapport à la méthode en V, la différence se situe au niveau de l’implication du client dans le processus de réalisation lui-même. L’objectif est en effet qu’à chaque étape de la mise en place du SID, le client puisse lui-même en tester les fonctionnalités même s’il ne possède pas l’ensemble de l’application finale. Cette méthode permet de raccourcir les délais de réalisation du projet (dans la mesure où le client prend en charge une partie du travail), réduire le temps d’adaptation aux nouvelles fonctionnalités du SID par les utilisateurs mais aussi lutter efficacement contre leurs réticences face au changement, ces fonctionnalités venant la plupart du temps remplacer un système déjà en place et auquel ils sont habitués.

Quelle que soit la méthode utilisée, au cours de la phase de réalisation, la MOE imagine de nombreux scenarii censés faire "bugger" le système et procède par exemple à des tests de montée en charge pour lesquels on crée les conditions d’une sollicitation énorme du système afin de voir si le système résiste (par exemple, comment réagit-il si 1 000 utilisateurs se connectent en même temps ?). De même, la MOA procède à des tests moins techniques et plus fonctionnels. La "non-régression" consiste à s’assurer que l’on obtient les mêmes résultats avec le nouveau système qu’avec l’ancien (quand il y en a un). Elle va également constituer des échantillons de données en sachant comment le système doit réagir et ce qu’il doit restituer, et s’assurer ensuite qu’elle a bien obtenu ce qu’elle attendait.

La troisième phase est celle de la recette Client. À la fin de la phase de réalisation, la SSII livre le système au client. Contractuellement, la signature du procès verbal de recette marque le début de la durée pendant laquelle la SSII assure la maintenance du système en cas d’anomalie. Lors de cette phase, le système n’est pas encore "en ligne" ni accessible aux utilisateurs. Seules les personnes impliquées dans le projet peuvent y avoir accès. Démarre la phase de recette où celui-ci teste la réalisation. A la fin de la phase recette au cours de laquelle la conformité d’ensemble du système avec les spécifications est testée, le client signe un PV de validation qui clôture le projet.

Débutent alors la mise en production du SID et la maintenance (la durée de la phase de maintenance est définie contractuellement : 6 mois, 1 an, 2 ans, etc.). Le système fonctionne et la SSII intervient sur sollicitation du client en cas d’anomalie. La mise en place de formations à destination des utilisateurs et de toutes les actions nécessaires permettant d’accompagner le changement est ici essentielle et conditionne la réussite du projet. La MOA a de fait un gros travail à faire pour rassurer les utilisateurs potentiellement réfractaires au changement et les accompagner dans la découverte du nouvel outil. La MOE, de son côté, possède les compétences techniques du nouveau système. Elle peut soit former la MOA/AMOA qui formera ensuite les utilisateurs, soit directement les utilisateurs.

La mise en place d’un SID peut être de durée variable, selon l’ampleur du projet et la méthode choisie (méthode traditionnelle ou méthode agile). À titre d’exemple, un projet de 8 mois dans le cadre d’une méthode en V s’est décliné de la façon suivante : étude du besoin de l’entreprise : 2 mois ; réalisation : 5 mois et recette Client : 1 mois.
De même, le mode de facturation au MOA peut être différent. On distingue tout d’abord la facturation au forfait : la SSII s’engage à réaliser le projet à un tarif donné. En cas de dépassement nécessitant une augmentation du prix (c'est-à-dire une évolution de la demande du client), un avenant au contrat est signé. C’est donc à la SSII de gérer le nombre de personnes affectées sur le projet en fonction du budget et des travaux à réaliser. Dans les projets dits « en régie », le coût de réalisation n’est pas défini en amont : le client renouvelle à intervalle définie (souvent 3 mois) la présence du prestataire sur le projet. La facturation se fait alors en jour d’affectation du prestataire sur la mission, sans durée déterminée.

La mise en place d’un système d’information décisionnel permet tout à la fois de rendre optimale la production des indicateurs et des tableaux de bord, en réduisant par exemple le temps passé sur des tâches inutiles comme la ressaisie de données, et de rendre plus fiable et plus performante l’analyse de ces données, en prenant en compte notamment l’historique des évolutions constatées et en décloisonnant les analyses effectuées. Il n’en reste pas moins que, dans l’avenir, un défi majeur est à relever dans la conception et la mise en place d’un SID : permettre à ses utilisateurs de disposer d’indicateurs, même complexes, en quasi temps réel. Il s’agit donc de concevoir des solutions d’analyse permettant d’accélérer de manière significative les temps de traitement, alors même que les données à mobiliser sont de plus en plus importantes et que l’architecture des bases multi-dimensionnelles est de plus en plus complexe. Les technologies d’analyse en mémoire, actuellement utilisées par de nombreux éditeurs, apportent d’ores et déjà une réponse à cette exigence. Elles offrent en effet la possibilité de stocker les informations directement dans la mémoire vive et non plus sur le disque dur en utilisant notamment des techniques de compression, ce qui induit des gains en temps de réponse considérables.

8 : Les entretiens qui sont menés peuvent d’ailleurs les amener à réfléchir et à préciser leurs besoins.

9 : La validation de ces spécifications fonctionnelles détaillées par la MOA permet, notamment dans la phase de recette, de distinguer ce qui sera au frais de la SSII quand le développement du projet ne respecte pas l’attendu ou ce qui sera au frais du client (avec la signature d’un avenant au contrat) tout simplement parce que si le projet ne répond pas à ses besoins, c’est que les besoins en question n’étaient pas connus ou n’ont pas été clairement explicités au MOE.