Mise en place d’un système d’information décisionnel dans une entreprise

Systèmes d'information

Mise en place d’un système d’information décisionnel dans une entreprise

Introduction

Pour assurer sa pérennité, l’entreprise est confrontée à un double défi :

  • gérer l’immense quantité de données externes et internes auxquelles elle a de plus en plus facilement accès,
  • la transformer en informations utiles à un pilotage efficace de son action s’adaptant, qui plus est, à l’évolution continue de son environnement.

Ces informations doivent donc non seulement être solides, d’autant plus quand elles conditionnent la définition de la stratégie au coût de réversibilité très élevé mais, en même temps, être évolutives afin de permettre d’aligner en permanence les collaborateurs, les processus et les moyens engagés avec les évolutions à l’œuvre. Cette exigence se traduit de plus en plus par la nécessité d’automatiser, sur le plan opérationnel, les décisions et de procéder, sur un plan stratégique, à une analyse prédictive anticipant les évolutions. La connaissance, en temps réel, du passé et du présent est donc devenue un facteur clé de succès incontournable de la stratégie des entreprises.

Conscientes de cet enjeu, de plus en plus d’entre elles, quel que soit leur secteur d’activité, font le choix de mettre en place un système d’information décisionnel (SID) qui permet par exemple de décliner leur fonctionnement global et leurs performances en une batterie de tableaux de bord pertinents. Ce système peut toucher toutes les fonctions de l’entreprise : le marketing avec le suivi de l’activité commerciale de l’année en cours selon différents axes (géographique, par famille de produit, etc.) et le suivi de la réalisation des objectifs commerciaux fixés sur l’année, le suivi comptable, le contrôle de gestion avec le suivi budgétaire et l’analyse du chiffre d’affaires de l’entreprise par axes (famille de produits, équipes commerciales, zone géographique, etc.).

Reste que bon nombre de ces entreprises ne maîtrisent absolument pas la chaîne de valeur d’un tel projet dont le caractère stratégique et le coût financier élevé ne souffrent aucun échec. Ainsi font-elles appel à des SSII (sociétés de service en ingénierie informatique) spécialisées dans l’intelligence économique (Business Intelligence ou B.I.) qui réalisent le projet et qui le facturent selon l’organisation détaillée dans le schéma ci-dessous. Non seulement ces sociétés de prestation sont spécialisées dans ce domaine et ont un savoir-faire qui n’est pas forcément disponible en interne dans l’entreprise, mais le recours à ces SSII permet plus de souplesse dans la gestion du personnel, en "variabilisant" par exemple les charges qu’il représente. L’entreprise étant cliente, c’est en outre la SSII qui est responsable du projet et qui a une obligation de résultat.

Schéma n° 1 – Acteurs de la mise en place d’un système d’information décisionnel

Schéma n° 1 – Acteurs de la mise en place d’un système d’information décisionnel

Le maître d’ouvrage (MOA) est l’entreprise qui passe commande du système d’information décisionnel tandis que le maître d’œuvre (MOE) est la SSII qui le met en place. Le SID peut être fourni clé en main moyennant un paramétrage des données ou faire l’objet d’un travail spécifique. Reste que l’entreprise, même si elle a recours à une SSI, a souvent intérêt à utiliser les compétences d’un AMOA1 (assistant à la maîtrise d’ouvrage) afin de rédiger les documents de départ à partir duquel va travailler le MOE. Cet assistant peut être recruté en externe, ou bien être mobilisé parmi les salariés de l’entreprise compte-tenu de son degré d’expertise dans le projet qui doit être mis en place. Il n’a pas, au sens strict, à avoir des compétences techniques abouties mais il doit avoir une très bonne connaissance fonctionnelle des domaines concernés par le SID. Il doit fixer les objectifs du projet, proposer et élaborer les solutions. Il doit aussi définir les coûts et les délais du projet. C’est de manière plus générale l’assistant(e) à maîtrise d'ouvrage qui assure la transition entre la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre.

Après une présentation simplifiée de l’architecture standard d’un système d’information décisionnel, cet article se propose de présenter les étapes suivies pour sa mise en place dans une entreprise.

1 : Un prestataire peut prendre en charge, en plus de la maîtrise d’œuvre, l’AMOA. Il est alors facturé beaucoup plus cher que si c’est l’entreprise qui s’en occupe.