SI du Conseil Régional de Haute-Normandie

SI du Conseil Régional de Haute-Normandie

Le système d'information du Conseil Regional de Haute-Normandie

LE SYSTÈME D’INFORMATION AU SERVICE DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Le SI a été pensé de manière à optimiser les ressources humaines du Conseil régional.

 

Lors de la construction du SI, l’équipe projet a choisi d’articuler différents outils autour d’une phrase clé qui concerne chaque agent : « Je travaille à la Région ». L’intranet est en effet un moyen de renforcer, sur le fond comme sur la forme, le sentiment d’appartenance et de participation à un projet collectif. Le portail est une application de type web et c’est pourquoi trois onglets sont présentés sur la page d'accueil, qui s’articule autour de cette phrase :

  • « Je » : MON ESPACE PERSONNEL

  • « travaille » : MON ESPACE DE TRAVAIL

  • « à la région » : MA COLLECTIVITE 

 

Les organisations publiques sont, à tort ou à raison, souvent critiquées pour le manque d’implication de leurs agents. Or il est intéressant de voir comment le SI de la région Haute-Normandie, grâce à des outils de communication, contribue à donner un sens au travail effectué par ces fonctionnaires territoriaux. C’est le cas de l’application « rétroplanning » qui, en informant chacun de la date des événements se déroulant au Conseil régional, des manifestations extérieures organisées et des actions qui sont menées, rappelle implicitement à tous, le projet de l’organisation et ses missions.

 

Par ailleurs, dans l’« espace de travail » figure un module « indicateurs » où chaque responsable de service peut créer et afficher des indicateurs en fonction de la mission de son service. À ce jour, toutefois, il n’y a pas encore véritablement d’indicateurs de performance sur la productivité des agents mais l’outil existe. Il est notamment utilisé au sein du service financier, pour informer des différences constatées entre le budget prévisionnel et les dépenses réalisées et au service communication, il est possible de suivre mensuellement le nombre de visiteurs, de nouveaux visiteurs par rapport aux mois précédents, le nombre de pages consultées, le temps de visite, ainsi que les rubriques les plus visitées.

 

Autre problème majeur de la GRH : la gestion du temps. C’est une activité récurrente et chronophage tant pour le personnel qui doit avertir de ses absences que pour la DRH qui doit comptabiliser le temps de travail des salariés et les congés accordés. L’application « chromotique » permet à chaque agent de saisir ses demandes d’absences pour différents motifs (RTT, congés annuels, rattrapage d’heures supplémentaires…). Elle recense également les entrées-sorties enregistrées par la badgeuse lors de l’arrivée et du départ des salariés : chacun peut ainsi suivre l’évolution du « compte temps » de son poste de travail. Les demandes de congés sont transmises au supérieur hiérarchique pour validation par un moteur de workflow3 ; en cas d’acceptation, l’information est également communiquée à la DRH afin que le décompte soit enregistré et apparaisse notamment sur le bulletin de paie. L’ensemble de ces processus est donc réalisé de façon électronique, les supports papier ayant été totalement éliminés.

La DRH doit également transmettre de l’information.

 

À partir de son « ESPACE PERSONNEL », chacun peut :

  • être informé des droits et obligations liés à son statut ainsi que des prestations dont il peut bénéficier ;

  • accéder aux comptes rendus de ses évaluations et connaître sa notation administrative ;

  • faire évoluer sa carrière en prenant connaissance des concours administratifs et des offres d’emploi internes.

 

L’onglet « MA COLLECTIVITE », dédié aux relations que chaque agent entretient avec le reste de l’organisation, permet de connaître :

  • l’organigramme de l’organisation ;

  • les communiqués destinés à l’ensemble du personnel ;

  • le journal interne du Conseil régional qui est un outil indispensable pour forger une culture collective ;

  • le trombinoscope du personnel et élus ce qui permet de personnifier le travail ;

  • le suivi des relations sociales avec les instances représentatives du personnel ainsi que leurs communiqués.

 

Il est intéressant de constater que ce système d’information, né d’une analyse des besoins des utilisateurs, n’a pas uniquement développé des modules utilitaristes permettant de faciliter le travail des agents. En effet, certains outils ont aussi pour vocation de rappeler à chacun qu’il appartient à une organisation qui remplit une mission de service public et qu’il appartient à une collectivité de travail. Sous cet angle, le système d’information est un levier important de l’implication et de l’efficacité au travail. Il permet de redonner un sens au travail réalisé en montrant à chaque utilisateur qu’il est un acteur du projet collectif.

 

3Workflow : le terme désigne un flux d'informations au sein d'une organisation, et les logiciels assurant la transmission automatique de documents entre les personnes amenées à collaborer.