SI du Conseil Régional de Haute-Normandie

Le système d'information du Conseil Regional de Haute-Normandie

LE SYSTÈME D’INFORMATION AU SERVICE DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Le SI a été pensé de manière à optimiser les ressources humaines du Conseil régional.

 

Lors de la construction du SI, l’équipe projet a choisi d’articuler différents outils autour d’une phrase clé qui concerne chaque agent : « Je travaille à la Région ». L’intranet est en effet un moyen de renforcer, sur le fond comme sur la forme, le sentiment d’appartenance et de participation à un projet collectif. Le portail est une application de type web et c’est pourquoi trois onglets sont présentés sur la page d'accueil, qui s’articule autour de cette phrase :

  • « Je » : MON ESPACE PERSONNEL

  • « travaille » : MON ESPACE DE TRAVAIL

  • « à la région » : MA COLLECTIVITE 

 

Les organisations publiques sont, à tort ou à raison, souvent critiquées pour le manque d’implication de leurs agents. Or il est intéressant de voir comment le SI de la région Haute-Normandie, grâce à des outils de communication, contribue à donner un sens au travail effectué par ces fonctionnaires territoriaux. C’est le cas de l’application « rétroplanning » qui, en informant chacun de la date des événements se déroulant au Conseil régional, des manifestations extérieures organisées et des actions qui sont menées, rappelle implicitement à tous, le projet de l’organisation et ses missions.

 

Par ailleurs, dans l’« espace de travail » figure un module « indicateurs » où chaque responsable de service peut créer et afficher des indicateurs en fonction de la mission de son service. À ce jour, toutefois, il n’y a pas encore véritablement d’indicateurs de performance sur la productivité des agents mais l’outil existe. Il est notamment utilisé au sein du service financier, pour informer des différences constatées entre le budget prévisionnel et les dépenses réalisées et au service communication, il est possible de suivre mensuellement le nombre de visiteurs, de nouveaux visiteurs par rapport aux mois précédents, le nombre de pages consultées, le temps de visite, ainsi que les rubriques les plus visitées.

 

Autre problème majeur de la GRH : la gestion du temps. C’est une activité récurrente et chronophage tant pour le personnel qui doit avertir de ses absences que pour la DRH qui doit comptabiliser le temps de travail des salariés et les congés accordés. L’application « chromotique » permet à chaque agent de saisir ses demandes d’absences pour différents motifs (RTT, congés annuels, rattrapage d’heures supplémentaires…). Elle recense également les entrées-sorties enregistrées par la badgeuse lors de l’arrivée et du départ des salariés : chacun peut ainsi suivre l’évolution du « compte temps » de son poste de travail. Les demandes de congés sont transmises au supérieur hiérarchique pour validation par un moteur de workflow3 ; en cas d’acceptation, l’information est également communiquée à la DRH afin que le décompte soit enregistré et apparaisse notamment sur le bulletin de paie. L’ensemble de ces processus est donc réalisé de façon électronique, les supports papier ayant été totalement éliminés.

La DRH doit également transmettre de l’information.

 

À partir de son « ESPACE PERSONNEL », chacun peut :

  • être informé des droits et obligations liés à son statut ainsi que des prestations dont il peut bénéficier ;

  • accéder aux comptes rendus de ses évaluations et connaître sa notation administrative ;

  • faire évoluer sa carrière en prenant connaissance des concours administratifs et des offres d’emploi internes.

 

L’onglet « MA COLLECTIVITE », dédié aux relations que chaque agent entretient avec le reste de l’organisation, permet de connaître :

  • l’organigramme de l’organisation ;

  • les communiqués destinés à l’ensemble du personnel ;

  • le journal interne du Conseil régional qui est un outil indispensable pour forger une culture collective ;

  • le trombinoscope du personnel et élus ce qui permet de personnifier le travail ;

  • le suivi des relations sociales avec les instances représentatives du personnel ainsi que leurs communiqués.

 

Il est intéressant de constater que ce système d’information, né d’une analyse des besoins des utilisateurs, n’a pas uniquement développé des modules utilitaristes permettant de faciliter le travail des agents. En effet, certains outils ont aussi pour vocation de rappeler à chacun qu’il appartient à une organisation qui remplit une mission de service public et qu’il appartient à une collectivité de travail. Sous cet angle, le système d’information est un levier important de l’implication et de l’efficacité au travail. Il permet de redonner un sens au travail réalisé en montrant à chaque utilisateur qu’il est un acteur du projet collectif.

 

3Workflow : le terme désigne un flux d'informations au sein d'une organisation, et les logiciels assurant la transmission automatique de documents entre les personnes amenées à collaborer.

 

LE SYSTÈME D’INFORMATION AU SERVICE DE LA COMMUNICATION INTERNE ET DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL

Une des problématiques du Conseil régional est d’améliorer l’efficacité du travail des employés, ce à quoi contribuent notamment les TIC par la rationalisation de différents processus identifiés au sein du Conseil régional. Le processus le plus récurrent et le plus important pour les agents administratifs du Conseil régional est l’élaboration des délibérations qui seront ensuite soumises au vote des élus. Ce processus comporte différents aspects : l’expression d’une volonté politique d’un élu, des réunions avec la commission qui a pris en charge le projet, la recherche d’informations sur le sujet, l’élaboration des propositions faites à la commission, la rédaction d’une ou plusieurs versions de la délibération qui sera finalement soumise au vote.

 

D’autres processus peuvent être identifiés, comme l’organisation de manifestations sportives ou culturelles, la visite d’un site par un groupe d’élus, l’octroi de subvention, l’homologation d’organismes de formation…

 

Des modules sont plus particulièrement utilisés dans la réalisation de ces processus :

  • le rétroplanning : la vie du Conseil régional est rythmée par les assemblées des élus, par des commissions ainsi que par des événements organisés par la région.

Cette application permet de rappeler à chacun les échéances les plus proches et le travail à terminer pour des dates impératives.

  • la corbeille de tâches : cette application recense pour chaque salarié toutes les demandes internes qui lui sont adressées et qui requièrent de sa part une réponse rapide.

Selon la nature du poste, les demandes seront bien évidemment de différents types (un article pour le Journal de la région est-il terminé ? Les congés d’un agent sont-ils acceptés ? Une salle de réunion est-elle disponible ? etc.).

Cet outil facilite l’organisation du travail et évite les déplacements au sein du Conseil régional.

  • le suivi de mes demandes : ce module fournit l’ensemble des réponses aux demandes formulées par un salarié.

  • la recherche annuaire : cet outil simple mais très pratique permet, en saisissant le nom d’un collaborateur, d’obtenir ses coordonnées (téléphone et mél). L’accès à la boîte aux lettres électronique se fait à partir de l’« espace personnel ».

 

L’« ESPACE DE TRAVAIL » est tout naturellement destiné à faciliter le travail des agents.

 

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Il permet d’accéder à de nombreuses sources d’informations nécessaires aux agents dans la réalisation de leur travail, notamment dans la préparation des délibérations:

  • les ressources documentaires : rapports, articles de presse locale et nationale, « La Gazette des communes » qui présente notamment toute l’évolution des réglementations concernant les collectivités ;

  • la base de données EUROPE : c’est la base de données du centre de documentation du Conseil régional. Elle permet de rechercher un livre ou une revue. La plupart d’entre eux existent sous une forme dématérialisée ;

  • L’expresso est une revue de presse de l’actualité réalisée par le service Communication. Les articles y sont classés par thèmes, sources, dates… ;

  • les commissions permanentes et les assemblées plénières : ce module permet de connaître pour chacune de ces réunions, leur composition, l’ordre du jour, le procès-verbal… ;

  • les cartes : l’activité d’une collectivité locale requiert une bonne connaissance du territoire, d’où l’importance des nombreuses cartes géographiques de la région. Cette connaissance est utile pour financer la mise en place d’équipements ou d’infrastructures publiques, visualiser les zones éligibles à certaines subventions, etc. et pour organiser des déplacements.

  • la boîte à outils pour la communication écrite : c’est le lieu où se trouvent différents documents à copier (logos, en-tête, modèles de procès verbaux par exemple, formulaires, bons de commandes, étiquettes des conseillers régionaux…) ;

  • enfin la rubrique vie pratique permet de réserver une salle de réunion, un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, de demander des prestations de service interne : assistance en cas de problème informatique, de matériel type photocopieur, demande de traduction, de reprographie d’un rapport en plusieurs exemplaires, d’acquisition de matériel…

 

L’implication des agents dans la « rénovation » du SI a contribué efficacement à la gestion du changement : les modifications des procédures de travail engendrées par les évolutions du SI étant à l’initiative de ceux qui les mettent en œuvre au quotidien, n’en ont été que plus facilement adoptées.

 

 

 

 

LE SYSTEME D’INFORMATION AU SERVICE DE LA COMMUNICATION EXTERNE

La Région Haute-Normandie a mis à la disposition de ses citoyens un site http://www.hautenormandie.fr pour présenter ses différentes initiatives et informer chaque citoyen-internaute de ses interventions dans différents domaines : aides aux lycéens, subventions aux entreprises ou aux associations, formations professionnelles proposées…. Ce site est également un moyen pour le Conseil régional de collecter des informations, d’informatiser certaines procédures (les appels d’offres des entreprises par exemple) et de mettre en œuvre une initiative originale : la carte Région.

 

La procédure des appels d’offres dématérialisés

 

C’est la SSII ATEXO qui a développé l’application LOCAL TRUST MPE 3. Elle permet aux entreprises de soumissionner aux marchés publics du Conseil régional en utilisant la solution de dématérialisation des marchés publics.

 

Cette plate-forme de dématérialisation met en oeuvre des processus cryptographiques élaborés – signature électronique, chiffrement – sur les postes de travail des utilisateurs-entreprises.

 

Pour réaliser la signature et le chiffrement de leurs réponses, cette plate-forme intègre, dans les pages web des utilisateurs-entreprises, des programmes sous forme d'Applets Java de façon transparente pour les utilisateurs. Ces fonctions nécessitent des postes de travail récents et à jour des patchs de sécurité émis par les éditeurs de systèmes d'exploitation. Les postes des entreprises doivent, en outre, disposer d'un outil de compression (lecture et création de dossier) et d’un outil de lecture des fichiers de type pdf.

 

Les différentes utilisations de l’application

 

Visualisation des appels d’offres

 

Les entreprises peuvent avoir accès aux différents appels d’offres

  • soit au terme d'une recherche spécifique (possibilité de faire des recherches ciblées par critère : catégorie, date, mot clé, etc.) ;

  • soit après avoir été alerté par courrier électronique grâce aux préférences renseignées au moment de la création d'un compte personnel.

 

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La page d'accueil des marchés publics électroniques est accessible par internet et ne nécessite aucun équipement spécifique. Elle est organisée autour de trois grandes rubriques :

  • une rubrique centrale donnant une description sommaire des appels d’offres ;

  • un menu fonctionnel présentant les fonctionnalités accessibles aux entreprises : accès aux fonctions de recherche de consultations, d'inscription d'entreprise à la plate-forme, d'accès aux services nécessitant une authentification préalable ;

  • un menu général présentant des liens vers des informations générales relatives aux marchés publics (BOAMP, réglementation, etc.), et des outils facilitant la remise d'une réponse sous forme dématérialisée.

 

Echanges d’informations entre les entreprises et le Conseil régional

 

À partir de la description sommaire de chaque consultation issue de la sélection opérée, il est possible de :

  • télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE) : ce dossier offre la possibilité à l’entreprise intéressée par un appel d’offres, d’obtenir davantage d’informations de la part du Conseil régional ou d’être informée par voie électronique des éventuels éléments complémentaires intervenant avant la clôture (envoi de questions et de réponses aux différentes entreprises, report de délai, etc.) ;

  • poser une question : une entreprise peut questionner le Conseil régional à propos d’une consultation via un formulaire en ligne. Dans un premier temps, la question sera redirigée vers la boîte mél de l’agent administratif responsable du suivi de l’appel d’offre. Celui-ci pourra alors choisir de répondre uniquement à celui qui a posé la question ou bien transmettre l’information à tous ceux qui ont postulé à l’appel d’offres s’il juge que la réponse peut intéresser toutes les entreprises candidates.

 

Création de comptes par les entreprises

 

Lorsqu'une entreprise a un usage régulier du site de marchés publics, elle peut souhaiter automatiser certaines tâches de recherche de consultation ou répondre sous forme électronique à des marchés. Pour cela, elle doit créer un compte "Personnel" sur la plate-forme et un compte "Entreprise" dans le cas où elle n'est pas déjà référencée.

 

Pour savoir si l'entreprise est déjà référencée sur la plate-forme de marchés publics électroniques, un test est réalisé sur le SIREN de l'entreprise.

 

  • Création d'un compte "Entreprise"

 

Si l'entreprise n'est pas connue de la plate-forme, l'utilisateur est invité à créer le compte de son entreprise avant de définir ensuite son propre compte "Personnel". L'utilisateur renseigne les caractéristiques essentielles de la société qu'il représente ;

 

  • Création d'un compte "Personnel "

 

Cette application offre plusieurs services :

    • la gestion des utilisateurs au sein d’une même entreprise.

L’application permet au compte « Administrateur entreprise » d’effectuer des opérations de gestion des comptes d’utilisateurs : modifier les coordonnées d'un compte, supprimer un compte (par exemple le départ de l'entreprise), donner ou supprimer des droits d'administrateur, etc. ;

    • la gestion du coffre-fort électronique de son entreprise : mise en ligne des éléments administratifs requis pour des candidatures ou lors de l'attribution des marchés (certificats fiscaux et sociaux, attestations d'assurance, etc.) ;

    • la gestion des recherches favorites et les alertes : si l'utilisateur le souhaite, il a la possibilité, à l'issue de la création de son compte personnel, de définir ses préférences (recherches favorites pour accélérer ses recherches courantes, mise en place d'une alerte automatisée d'information des nouvelles consultations). Cette fonction évite la recherche périodique et manuelle des consultations le concernant. Il sera alerté automatiquement par courrier électronique des consultations qui l'intéressent à la périodicité voulue. Il aura également la possibilité de modifier, s’il le souhaite, ces critères de recherche automatisée ;

    • le téléchargement de la DCE sans avoir à renseigner ses coordonnées, déjà connues du système.

 

Réponse à un appel d’offres

 

L'utilisateur authentifié peut répondre à une consultation. La procédure de réponse à une consultation se décompose en deux étapes actives :

  • constituer un dossier de réponse (les enveloppes qui le composent doivent être au format ZIP) ;

  • remplir le formulaire de réponse et cliquer sur le bouton " Signer et envoyer" pour envoyer les enveloppes.

 

Lorsqu'il accède à la page de remise d'une réponse, l'utilisateur télécharge l'Applet Java de signature électronique et de chiffrement qui permet au soumissionnaire de réaliser la signature électronique de sa réponse à l'aide de sa clé privée de signature (tel qu'exigé par le décret n° 2002-692du 30 avril 2002 pris en application de l'article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics) et de réaliser les opérations de chiffrement avec la ou les clés de la consultation pour sceller la ou les enveloppe(s) de son dossier de réponse.

 

 

 

Opérations effectuées

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La page de réponse électronique se décompose en trois zones :

  • une zone de rappel de la consultation : description de l’appel d’offres et du temps restant avant la date et l'heure limite de remise des plis ;

  • une zone de rappel des coordonnées du signataire : les coordonnées de l'entreprise signataire sont renseignées, notamment l’adresse électronique pour l’envoi de l’accusé de réception ;

  • une zone de remise des plis électroniques : une zone par document ou enveloppe souhaitée. Le Conseil régional peut exiger plusieurs documents pour répondre à un appel d’offres. Le dépôt des réponses se fait par défaut enveloppe par enveloppe, par analogie stricte avec la procédure papier. Le format ZIP des enveloppes électroniques rend la manipulation aisée.

 

En validant sa page de réponse, l'utilisateur engage les trois actions suivantes :

  • signature des plis (plis par plis, fichier isolé par fichier isolé) : opération cryptographique réalisée sur le poste de travail de l’utilisateur ;

  • chiffrement des plis ;

  • transfert des données : envoi de l'ensemble des fichiers (signés et chiffrés le cas échéant) vers le serveur.

 

Une étape passive : la réception de l'accusé de réception

 

L'envoi immédiat d'un accusé de réception signé par la plate-forme indique la bonne réception du pli en rappelant les caractéristiques essentielles de la consultation (entité publique, référence et objet de la consultation, date et heure de clôture, date et heure de réception), etc. Cet accusé de réception par courrier électronique sert de preuve de dépôt opposable pour le soumissionnaire.

L'entreprise dispose également en ligne de la synthèse des réponses effectuées.

 

Décision prise par le Conseil régional

 

Les attributions sont alors transmises par messagerie aux entreprises qui ont répondu à un appel d’offres.

Les décisions du Conseil régional figurent également sur la page d’accueil des marchés publics.

 

À ce jour, l’utilisation de cette procédure est plébiscitée par les entreprises. Il est très rare que le service du Conseil régional en charge des appels d’offres ait à gérer une proposition papier. D’un point de vue administratif, les échanges d’information entre le la collectivité territoriale et les différents postulants permettent de divulguer les mêmes données aux différents participants et ainsi d’éviter des contestations et des recours administratifs. Par ailleurs, la réactivité est meilleure : lorsque, dans un dossier déposé, il manque une donnée ou une pièce, la demande auprès de l’entreprise se fait alors rapidement par voie électronique.

 

La carte Région

 

La carte Région est un dispositif dont l'objectif est de favoriser, pour les Haut-normands en formation âgés de moins de 26 ans, l'égalité des chances face à l'acquisition des savoirs. Avec cette carte, ils bénéficient d'un crédit pour l'achat de livres scolaires, de matériel professionnel, de billets de spectacles sportifs ou culturels. Selon qu’ils soient lycéens, apprentis ou en formation professionnelle, leur carte est créditée de 90 à 190 euros par an. La carte Région est utilisable auprès de 400 partenaires répartis sur l'ensemble de la Haute-Normandie : cinéma, théâtres, librairies, associations, enseignes de matériel professionnel, etc.

Il a donc fallu concevoir une application qui permette de relier trois catégories d’acteurs : la Région, les étudiants, les partenaires (commerçants, théâtres cinémas…). Concrètement, chaque partenaire a reçu un terminal relié à un serveur de la région afin d’assurer la télétransmission des transactions réalisées. Cette application a été fournie par la SSII APLLICAM SA.

 

Pour les étudiants

 

La carte Région, nominative avec photographie, leur est remise par leur établissement de formation. La liste des partenaires figure sur le site du Conseil régional. Les lycéens peuvent également avoir accès à leur compte : en saisissant le numéro de leur carte et leur date de naissance, ils peuvent obtenir le solde disponible sur leur compte. La somme d’argent allouée par le Conseil régional est répartie en plusieurs catégories de telle sorte qu’un lycéen ne pourra pas utiliser tout son crédit pour voir des matches de football par exemple.

 

Pour les partenaires

 

Ils disposent d’un terminal (Gemalto-Magic) fourni par la Région. Afin de pouvoir l’utiliser, il faut une ligne téléphonique analogique sortante. La carte Région fonctionne comme une carte bancaire : après avoir inséré la carte du client, il faut saisir le montant de l’achat, puis valider pour obtenir l’impression de tickets. Il est également possible pour le commerçant de visualiser le solde par catégorie d’achat d’une carte.

 

En terme de communication externe, la carte Région comme la procédure des appels d’offres dématérialisés sont des moyens permettant d’attirer les citoyens sur le site de la Région et ainsi de leur faire découvrir d’autres informations (événements organisés, politiques mises en œuvre, actions mises en place). Le système d’information contribue en ce sens à valoriser le rôle du Conseil régional.