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Élaborer un guide utilisateur

Page mise à jour le 01 septembre 2011

Comprendre ce qui distingue un guide utilisateur d’une charte d’usage et en quoi la rédaction d’un guide utilisateur (ou plusieurs) peut permettre à chacun de tirer le meilleur parti des services numériques disponibles.

Cas concret

Un professeur de SVT veut que ses élèves fassent une recherche pendant le cours sur la reproduction. Conscient des risques que peut engendrer ce genre de recherche et soucieux de protéger ses élèves, il s’assure, en relisant le guide d’utilisation d’Internet dans son établissement, que les filtres nécessaires sont mis en place et note le nom de la personne à contacter en cas de blocage intempestif.

La mise en place d’un guide d’utilisateur a permis à l’enseignant de vérifier que les moyens de sécurité étaient mis en place lors de la navigation sur Internet et de connaitre la procédure à suivre en cas de blocage excessif.

Un professeur place des documents pédagogiques dans le dossier des documents partagés de la classe sans se préoccuper de l’espace que ceux-ci occupent. Voulant enregistrer une nouvelle version d’un document, résultant du travail effectué avec la classe, il obtient sur le tableau numérique interactif un message signifiant que l’espace restant est insuffisant.

La mise en place et la connaissance d’un guide d’utilisateur aurait évité le problème rencontré.

Les bonnes questions à se poser

  • Quels sont les services numériques et les matériels mis à disposition des utilisateurs ? Lesquels nécessitent la rédaction d’un guide ?
  • Doit-on faire des guides distincts pour certaines catégories d’utilisateurs ?
  • Faut-il faire un seul guide pour l’ensemble des services ou plusieurs guides séparés ?
  • Quels guides proposer uniquement sous forme numérique et lesquels également sous forme imprimée ?
  • Dans les conditions d’utilisation d’un service, qu’est-ce qui relève de la charte et qu’est-ce qui relève du guide utilisateur ?

Présentation

Le guide d’utilisateur (ou les guides), est aujourd’hui un complément indispensable de la charte d’utilisation (voir notion correspondante) qui définit les principes généraux d’utilisation et qui est annexée au règlement intérieur de l’établissement. Ce guide doit contenir le mode d’emploi, les conditions d’utilisation et les caractéristiques fonctionnelles des services numériques proposés aux utilisateurs de l’établissement ou de l’école. Plus souple et plus adaptable que la charte, il peut être mis à jour dès que nécessaire pour correspondre à l’état des services offerts, les caractéristiques des services et les usages pouvant évoluer au cours d’une année scolaire.

Conseils

Si l’établissement ou l’école ne dispose pas déjà d’un guide utilisateur, la première chose à faire est sans doute d’essayer de répondre aux questions listées plus haut.

La deuxième chose à faire sera de relire la charte de l’établissement ou de l’école afin de déterminer si certains éléments ne seraient pas mieux placés dans le guide utilisateur.

Que l’on décide de faire un seul guide ou plusieurs, il faudra ensuite déterminer l’organisation que l’on souhaite adopter. Faut-il séparer par profils d’utilisateur ou bien par services ? Faut-il regrouper toutes les clauses d’utilisation des services au même endroit ?

Lors de l’élaboration d’un guide utilisateur, il est indispensable de prendre en compte les spécificités des infrastructures matérielles (postes de travail, réseau, débit Internet...) ou des services numériques concernés. Il conviendra de bien spécifier les caractéristiques fonctionnelles de chaque service offert, les limites d’utilisation et les restrictions auxquelles les utilisateurs sont soumis, les usages auxquels il est principalement destiné.

Il faut, par exemple, préciser si l’accès à certains services est réservé à certaines catégories d’utilisateurs, ou bien s’ils requièrent une authentification forte ou encore s’ils ne sont pas accessibles depuis tout réseau, en particulier depuis l’Internet. Préciser si tous les types de terminaux sont supportés par chaque service ou encore s’il existe des clients spécifiques pour des terminaux particuliers (tablettes, ordiphones).

Au niveau matériel, il conviendra de bien préciser la façon dont le nomadisme et les terminaux mobiles sont pris en compte, s’il existe des conditions particulières de prises en compte des terminaux personnels des utilisateurs.

Éviter les listes d’interdits sans explication. Les consignes dont les finalités sont comprises sont toujours mieux appliquées que celles dont les motivations demeurent obscures ou inavouées.

En savoir plus...

Ressources de référence

Déclarer un fichier

Fiche explicative sur la déclaration de fichier informatique contenant des données personnelles, auprès de la CNIL : formulaire à remplir, quel fichier déclarer, etc. Cette procédure est une obligation légale.

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Ressource créée le : 06/01/2012

Ressource mise à jour le : 06/01/2012

Publics concernés :

  • apprenant
  • enseignant
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Sacem

Site internet de la Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique qui collecte les droits d'auteur en France et les redistribue aux créateurs français et étrangers. Elle a pour but de servir les intérêts et de protéger les auteurs.

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